Termeni și condiții

Versiunea 1.0 · În vigoare din 14 octombrie 2026

Partea A – Termeni pentru clinici

1. Cine suntem

1.1.Serviciul Estecard („Serviciul”) este furnizat de CRAFTWORKS LABS S.R.L., cu sediul social în București, Sector 6, Str. Moise Constantin nr. 5D, bl. 2, sc. 2, et. 1, ap. 156, cam. 1, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2023003740230 (EUID ROONRC.J2023003740230), cod unic de înregistrare 48293568, cod de TVA RO48293568 („Furnizorul”, „noi”). Contact: [EMAIL SUPORT].

1.2.„Clientul” este clinica, cabinetul medical, centrul medical sau altă entitate autorizată să desfășoare activitate medicală care își creează cont și se abonează la Serviciu. Persoana care acceptă acești Termeni în numele Clientului declară că are dreptul să îl reprezinte.

1.3.Serviciul se adresează exclusiv profesioniștilor, pentru activitatea lor profesională.

2. Ce face Serviciul

2.1.Estecard este o aplicație software disponibilă online care permite Clientului:

• a)să țină un registru electronic al dispozitivelor medicale folosite la tratamente (produs, producător, lot, serie, dată de expirare, UDI, data tratamentului, zona tratată, cantitatea, medicul), prin scanarea codului GS1/UDI de pe etichetă sau prin introducere manuală;
• b)să pună la dispoziția pacientului cardul digital Estecard, accesibil prin cod QR, care arată produsul și lotul folosit și nu afișează identitatea pacientului;
• c)să primească alerte, afișate în aplicație, atunci când un lot din registru poate fi vizat de un anunț public de siguranță al ANMDMR privind dispozitivele medicale.

2.2.Serviciul folosește date minime, pseudonimizate, stocate în UE. În Estecard, pacientul apare doar printr-un cod stabilit de Client; legătura dintre cod și identitatea pacientului rămâne la Client, în afara Estecard.

2.3.Estecard nu oferă diagnostic, recomandări terapeutice, consultanță medicală sau juridică și nu înlocuiește documentația medicală a pacientului ori judecata profesională a medicului. Estecard nu certifică autenticitatea produselor.

2.4.Cardul digital Estecard nu este cardul de implant prevăzut de lege. Cardul digital Estecard este o evidență digitală complementară a tratamentului, destinată pacientului, și nu conține datele de identificare ale acestuia. El nu este și nu înlocuiește cardul de implant pe care unitățile sanitare îl pun la dispoziția pacienților potrivit art. 5 din OUG nr. 46/2021 și art. 18 din Regulamentul (UE) 2017/745. În măsura în care aceste obligații se aplică Clientului, Clientul emite cardul de implant, cu datele de identificare ale pacientului, prin mijloacele proprii, iar datele de identificare ale pacientului se păstrează numai la Client.

2.5.Obligațiile legale rămân ale Clientului. Regulamentul (UE) 2017/745 și OUG nr. 46/2021 stabilesc obligații pentru unitățile sanitare, inclusiv informarea pacienților cărora li s-a implantat un dispozitiv și cardul de implant (OUG nr. 46/2021, art. 5) și stocarea electronică a UDI pentru dispozitivele implantabile (OUG nr. 46/2021, art. 8 alin. (2)). Registrul Estecard ajută Clientul să țină evidența electronică a produselor, loturilor și UDI. Clientul stabilește, pe propria răspundere, ce obligații i se aplică și cum le îndeplinește. Utilizarea Serviciului nu garantează, prin ea însăși, conformitatea Clientului cu legea.

2.6.Alertele se bazează pe anunțurile publice ale ANMDMR și pe datele de lot introduse de Client. Facem eforturi rezonabile ca anunțurile să fie preluate zilnic și potrivite corect, dar nu garantăm că orice anunț va fi detectat sau momentul detectării; ANMDMR poate publica anunțurile cu întârziere. Alertele nu înlocuiesc comunicările oficiale ale producătorului, distribuitorului sau ANMDMR, pe care Clientul trebuie să le urmărească în continuare.

3. Contul și utilizatorii

3.1.Clientul își creează contul cu date reale și actualizate (denumire, cod fiscal, oraș, persoană de contact, e-mail).

3.2.Clientul poate invita utilizatori (medici, asistenți, personal), cu rolurile disponibile în aplicație. Clientul răspunde pentru utilizatorii săi, pentru acordarea și retragerea accesului și pentru confidențialitatea datelor de autentificare.

3.3.Clientul ne anunță imediat la [EMAIL SUPORT] orice acces neautorizat suspectat.

4. Planuri, prețuri și plată

4.1.Planuri (prețuri finale, TVA inclus):

La lansare, Serviciul este oferit exclusiv clinicilor cu sediul sau activitatea în România.

4.2.Nu există taxă de instalare. Abonamentul este lunar, fără perioadă minimă.

4.3.Abonamentul se plătește lunar, în avans, în euro, cu cardul, prin procesatorul nostru de plăți. Abonamentul se reînnoiește automat la fiecare lună, până la anulare.

4.4.Primiți factură pentru fiecare lună. Factura este emisă de CRAFTWORKS LABS S.R.L., conform legislației fiscale, inclusiv prin sistemul RO e-Factura, acolo unde este aplicabil.

4.5.Putem modifica prețurile cu cel puțin 30 de zile înainte, printr-o notificare afișată în aplicație, în contul clinicii. Noul preț se aplică de la următoarea perioadă de facturare după expirarea notificării. Clientul care nu acceptă noul preț poate anula abonamentul înainte de aplicarea acestuia.

4.6.Dacă plata eșuează, afișăm o notificare în contul clinicii, unde Clientul poate actualiza datele de plată, și reîncercăm plata. După 14 zile de neplată putem suspenda accesul la funcțiile de înregistrare și putem înceta contractul. După suspendare sau încetare, registrul și cardurile emise rămân salvate, iar linkurile QR rămân active. Datele se șterg la cererea scrisă a clinicii, conform DPA.

4.7.Sumele plătite pentru o lună începută nu se rambursează. Excepție: dacă încetăm noi contractul fără culpa Clientului, rambursăm proporțional perioada neconsumată.

5. Anulare și încetare

5.1.Clientul poate anula oricând abonamentul, din cont sau printr-un e-mail la [EMAIL SUPORT]. Anularea produce efecte la finalul lunii deja plătite; nu se percep penalități.

5.2.Putem înceta contractul cu o notificare afișată în aplicație, în contul clinicii, cu 30 de zile înainte, sau imediat în caz de încălcare gravă a acestor Termeni (de exemplu utilizare frauduloasă, folosirea Serviciului pentru o activitate medicală neautorizată, încercări de acces la datele altor clienți).

5.3.Efectele încetării asupra datelor sunt prevăzute în secțiunea 8 și în Acordul de prelucrare a datelor.

6. Obligațiile Clientului

6.1.Clientul folosește Serviciul doar în scopuri legale, pentru propria activitate medicală autorizată.

6.2.Clientul este operator pentru datele pacienților și răspunde de temeiul legal al prelucrării, de informarea pacienților și de soluționarea cererilor acestora. Acordul de prelucrare a datelor (DPA) Estecard face parte integrantă din acești Termeni și se acceptă odată cu aceștia.

6.3.Clientul nu introduce în Estecard nume, CNP, date de contact ale pacienților, diagnostice, fotografii sau note clinice. Codul de pacient folosit nu trebuie să conțină sau să permită deducerea identității pacientului (de exemplu inițiale, CNP sau dată de naștere).

6.4.Clientul verifică informațiile din registru și din cardul digital Estecard înainte de emitere și le corectează când este cazul.

6.5.Clientul nu încearcă să acceseze datele altor clienți, să testeze vulnerabilitățile Serviciului fără acordul nostru scris, să decompileze Serviciul sau să îl revândă.

7. Disponibilitate și suport

7.1.Facem eforturi rezonabile ca Serviciul să fie disponibil permanent, cu excepția mentenanței și a întreruperilor cauzate de furnizorii de infrastructură. Nu oferim o garanție contractuală de disponibilitate.

7.2.Suportul se acordă prin e-mail la [EMAIL SUPORT]. Răspundem de regulă în cel mult o zi lucrătoare; clienții Pro au prioritate.

7.3.Putem actualiza Serviciul. Nu eliminăm funcțiile esențiale (registrul, cardul digital Estecard) fără o notificare prealabilă de 30 de zile, afișată în aplicație.

8. Datele Clientului

8.1.Datele introduse de Client rămân ale Clientului. Le prelucrăm doar pentru furnizarea Serviciului, conform DPA.

8.2.După anulare, registrul și cardurile emise rămân salvate, iar linkurile QR rămân active. Datele se șterg la cererea scrisă a clinicii, conform DPA. Regula se aplică și la încetarea contractului, indiferent de plan. Titularul contului Clientului poate exporta registrul din aplicație, din registrul în mod doar citire (CSV sau PDF), în orice plan, inclusiv după anulare sau încetare.

8.3.Returnarea datelor se face prin exportul registrului de către titularul contului Clientului, potrivit §8.2. La cererea scrisă a Clientului, transmisă la [EMAIL SUPORT], ștergem datele, conform DPA; linkurile QR ale cardurilor rămân active până la ștergere sau până când Clientul anulează cardurile. Clientul se asigură că pacienții au informațiile de care au nevoie despre tratamentele efectuate și că își îndeplinește obligațiile legale de păstrare a evidențelor. Facturile și celelalte date pe care trebuie să le păstrăm prin lege se păstrează pe durata prevăzută de lege.

9. Proprietate intelectuală

9.1.Software-ul, designul cardului, marca Estecard și documentația aparțin Furnizorului sau licențiatorilor săi. Clientul primește, pe durata abonamentului, un drept neexclusiv și netransferabil de a folosi Serviciul pentru activitatea proprie.

9.2.Clientul ne permite să afișăm denumirea sa pe cardurile emise de el. Folosim numele sau sigla Clientului în materiale de prezentare doar cu acordul său separat.

10. Răspundere

10.1.Furnizăm Serviciul cu diligența unui furnizor profesionist de software, în forma în care este disponibil.

10.2.Nu răspundem pentru: date introduse eronat sau incomplet de Client; nedetectarea sau detectarea întârziată a unui anunț de siguranță publicat de terți; sancțiunile aplicate Clientului pentru nerespectarea obligațiilor proprii; prejudicii indirecte, precum profitul nerealizat sau pierderea clientelei.

10.3.Răspunderea noastră totală față de Client, indiferent de cauză, este limitată la sumele plătite de Client în ultimele 12 luni anterioare evenimentului care a generat prejudiciul. Limitarea nu se aplică prejudiciilor cauzate cu intenție sau din culpă gravă și nici altor situații în care legea nu permite limitarea răspunderii.

10.4.Clientul ne despăgubește pentru pretențiile terților, inclusiv ale pacienților sau autorităților, rezultate din încălcarea de către Client a legii sau a acestor Termeni.

11. Încheierea contractului

11.1.Contractul se încheie online, prin acceptarea acestor Termeni la crearea contului sau la abonare. Păstrăm dovada acceptării (versiunea Termenilor, data și ora, utilizatorul).

11.2.Contractul se încheie în limba română.

12. Modificarea Termenilor

Putem modifica Termenii cu o notificare afișată în aplicație, în contul clinicii, cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare. Clientul care nu acceptă modificările poate anula abonamentul fără penalități înainte de intrarea lor în vigoare; continuarea utilizării după această dată înseamnă acceptare.

13. Lege aplicabilă și litigii

Se aplică legea română. Încercăm mai întâi să rezolvăm amiabil orice neînțelegere. În caz contrar, litigiile se soluționează de instanțele competente din București.

14. Dispoziții finale

Clientul poate transfera contractul doar cu acordul nostru. Forța majoră exonerează de răspundere, în condițiile legii. Dacă o clauză este declarată nulă, celelalte rămân valabile. Comunicările noastre către Client se fac prin notificări în aplicație, în contul clinicii. Clientul ne poate contacta la [EMAIL SUPORT].

Partea B – Utilizarea cardului digital Estecard (pentru pacienți)

B1.Ce este cardul. Cardul digital Estecard îți este pus la dispoziție de clinica la care ai făcut tratamentul („Clinica”), prin platforma Estecard, furnizată de CRAFTWORKS LABS S.R.L. Cardul arată produsul folosit (denumire, producător, lot, UDI), data tratamentului și Clinica. Cardul nu afișează numele tău sau alte date care să te identifice direct.

B1a.Nu este cardul de implant prevăzut de lege. Cardul digital Estecard completează informațiile primite de la Clinică. Dacă Clinica ți-a înmânat un card de implant cu datele tale de identificare, păstrează-l: acela este documentul emis de Clinică potrivit legii.

B2.Cine răspunde de date. Clinica este operatorul datelor tale. Pentru întrebări despre tratament, corectarea informațiilor sau exercitarea drepturilor tale privind datele personale, contactează Clinica. CRAFTWORKS LABS doar găzduiește și afișează cardul în numele Clinicii.

B3.Nu este sfat medical. Cardul nu înlocuiește consultul medical. Dacă ai simptome sau întrebări despre produs, contactează Clinica sau un medic. În caz de urgență, sună la 112.

B4.Alerte. Dacă un lot apare într-un anunț de siguranță, Clinica decide ce măsuri se impun și te poate contacta.

B5.Păstrează codul pentru tine. Oricine are linkul sau codul QR poate vedea informațiile de pe card. Nu publica codul. Dacă l-ai pierdut sau crezi că l-a văzut altcineva, cere Clinicii să îl anuleze și să emită unul nou.

B6.Gratuit. Nu plătești nimic pentru card și nu ai nevoie de cont.

B7.Disponibilitate. Facem eforturi ca pagina cardului să fie disponibilă permanent. Linkul rămâne activ și după ce Clinica nu mai folosește Estecard, până când Clinica anulează cardul sau cere ștergerea datelor; în acest caz, cere Clinicii informațiile despre tratamentul tău.

B8.Detalii despre prelucrarea datelor găsești în Politica de confidențialitate Estecard, pe [DOMENIU].